KYC-Identifizierung § 10 GwG: Ausweisdaten anonymisieren – DSGVO-konform anonymisieren (§ 10 GwG)
Die KYC-Identifizierung ist eine allgemeine Sorgfaltspflicht nach § 10 GwG, die seit der 5. EU-Geldwäscherichtlinie (RL 2018/843) für Verpflichtete gilt und die Identifizierung von Vertragspartnern anhand amtlicher Ausweisdokumente mit hochsensiblen Personendaten verlangt. Bußgelder nach § 56 GwG können bis zu 1 Mio. € oder den doppelten wirtschaftlichen Vorteil erreichen. anonym.legal pseudonymisiert diese Daten für interne Prüfungen.
When this applies
Im Rahmen der allgemeinen Sorgfaltspflichten nach § 10 GwG identifizieren Sie Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigte anhand von Ausweisdokumenten und Identifizierungsformularen. Gemäß § 11 GwG besteht eine Identifizierungspflicht, sobald eine Geschäftsbeziehung begründet wird; nach § 12 GwG sind die zulässigen Identifizierungsdokumente abschließend geregelt. Bargeldzahlungen ab 10.000 € lösen nach geltendem GwG eine sofortige Identifizierungspflicht aus. In dieser Phase werden Ausweiskopien erfasst, abgeglichen und intern dokumentiert, häufig auch für Schulungen oder die Weitergabe an Dienstleister aufbereitet. Die Aufbewahrungsfrist für KYC-Unterlagen beträgt gemäß § 8 GwG 5 Jahre. Weil diese Unterlagen hochsensible Personendaten wie Name, Geburtsdatum und Ausweisnummer enthalten, entsteht hier der Bedarf, die Identität der Betroffenen außerhalb des konkreten Identifizierungsvorgangs zu schützen.
How anonym.legal handles it
- Ausweiskopien und Identifizierungsformulare werden im Originalformat in anonym.legal eingelesen.
- Die Engine durchsucht die Unterlagen und erkennt Name, Geburtsdatum, Ausweis- und Steuernummern aus über 267 unterstützten Entitätstypen.
- Die Betroffenen werden konsistent pseudonymisiert, sodass derselbe Vertragspartner über alle Unterlagen hinweg eindeutig zugeordnet bleibt.
- Strukturell prüfungsrelevante Merkmale ohne unmittelbaren Personenbezug bleiben erhalten, damit die Dokumentation auswertbar bleibt.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klarname wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz festgehalten.
- Die Re-Identifikation ist ausschließlich berechtigten Personen mit dem zugehörigen Schlüssel möglich.
What you provide
- Ausweiskopien und Identifizierungsformulare
- Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten
- Dokumentation der Identifizierungsmaßnahmen
Limitations & cautions
- Ob die Identifizierung die geldwäscherechtlichen Anforderungen erfüllt, bewertet anonym.legal nicht; das prüft der Geldwäschebeauftragte.
- Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach § 8 Abs. 4 GwG beträgt 5 Jahre ab Ende der Geschäftsbeziehung und kann auf bis zu 10 Jahre verlängert werden; die revisionssichere Ablage der Originale liegt in Ihrer Verantwortung.
- Die Re-Identifikation setzt die sichere Verwahrung des zugehörigen Schlüssels voraus.
- Verstöße gegen DSGVO-Pflichten bei der Verarbeitung personenbezogener Verpflichtetendaten können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit Bußgeldern bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Konzernjahresumsatzes geahndet werden.
FAQ
Werden Ausweisnummern und Geburtsdaten zuverlässig erkannt?
Ja, Ausweisnummern und Geburtsdaten gehören zu den über 267 unterstützten Entitätstypen und werden pseudonymisiert oder maskiert. Auch Name und Steuernummer werden erfasst. Nicht automatisch erkannte Angaben können Sie zusätzlich manuell als schützenswert markieren.
Bleibt die Zuordnung für berechtigte Prüfer erhalten?
Ja, die reversible Zuordnung wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz gespeichert und ist nur berechtigten Personen zugänglich. So lässt sich der Klarname bei berechtigtem Bedarf wiederherstellen. Ohne den zugehörigen Schlüssel ist keine Re-Identifikation möglich.
Kann ich Ausweiskopien als Bilddateien verarbeiten?
Ja, anonym.legal verarbeitet eingescannte Ausweisdokumente und erkennt die darin enthaltenen Personendaten. Das Dokumentbild bleibt dabei erhalten, lediglich die PII werden ersetzt. So lassen sich auch Bilddateien datenschutzkonform aufbereiten.