Probezeitbeurteilung anonymisieren: Bewertungs- und Beschäftigtendaten schützen – DSGVO-konform anonymisieren
Die Probezeitbeurteilung ist ein personalrechtliches Bewertungsdokument nach § 622 Abs. 3 BGB, das während der maximal 6 Monate dauernden Probezeit Name, Eintrittsdatum und Leistungseinschätzungen neuer Beschäftigter festhält; in der Probezeit gilt laut § 622 BGB eine Kündigungsfrist von 2 Wochen. anonym.legal pseudonymisiert diese Personendaten, damit Beurteilungsbögen als Muster dokumentiert oder mit dem Betriebsrat abgestimmt werden können.
When this applies
Sie führen am Ende der Probezeit ein Einarbeitungsgespräch oder eine Beurteilung durch und möchten den ausgefüllten Beurteilungsbogen als Muster für die Einarbeitung von Führungskräften, als Schulungsbeispiel oder zur Abstimmung des Verfahrens mit dem Betriebsrat nutzen. Ein solcher Bogen verknüpft den Namen und das Eintrittsdatum der bewerteten Person mit konkreten Leistungs- und Verhaltenseinschätzungen sowie häufig mit den Namen der beurteilenden Vorgesetzten. Diese Bewertungen sind sensibel, weil sie Rückschlüsse auf eine konkrete Person und deren Eignung zulassen. Gemäß § 622 Abs. 3 BGB kann die Probezeit bis zu 6 Monate dauern; gemäß § 26 BDSG-neu 2018 dürfen Bewertungsdaten von Beschäftigten nur zweckgebunden und mit geeigneten Schutzmaßnahmen verarbeitet werden. Für ein Muster oder eine Schulung ist der Personenbezug nicht erforderlich, nur die Struktur des Bogens und die Art der Bewertungskriterien. Pseudonymisiert lässt sich der Bogen weitergeben, ohne reale Beurteilungs- und Beschäftigtendaten breit zu streuen.
How anonym.legal handles it
- Der ausgefüllte Beurteilungsbogen oder das Gesprächsprotokoll wird im Originalformat hochgeladen, ohne die Gliederung zu verändern.
- Die Erkennung prüft den Text gegen über 267 Entitätstypen und markiert Name der bewerteten Person, Eintrittsdatum und Namen der Beurteilenden.
- Bewertete Person und Beurteilende werden jeweils konsistent durch dasselbe Pseudonym ersetzt, sodass die Zuordnung im Dokument nachvollziehbar bleibt.
- Bewertungskriterien, Skalen, Einschätzungstexte und Verfahrensschritte ohne Personenbezug bleiben als sachliche Inhalte im Klartext erhalten.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klardaten wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz festgehalten.
- Die anonymisierte Fassung wird als Muster oder Schulungsmaterial exportiert; bei Bedarf lässt sich der reale Bogen über den Schlüssel wiederherstellen.
What you provide
- Ausgefüllter Probezeit-Beurteilungsbogen oder Gesprächsprotokoll
- Angaben zu den personenbezogenen Feldern des Bogens
- Angabe, ob auch die Namen der Beurteilenden pseudonymisiert werden sollen
Limitations & cautions
- anonym.legal bewertet nicht die inhaltliche oder rechtliche Tragfähigkeit der Beurteilung und ersetzt keine personalrechtliche Prüfung; insbesondere prüft die Software nicht, ob die nach § 94 BetrVG mitbestimmungspflichtigen Beurteilungsgrundsätze eingehalten wurden.
- Die Entscheidung über die Fortsetzung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses — innerhalb der gesetzlichen Probezeit von maximal 6 Monaten (§ 622 Abs. 3 BGB) — bleibt in Ihrer Verantwortung.
- Die Re-Identifikation setzt die sichere Verwahrung des zugehörigen Schlüssels voraus.
- Verstöße gegen DSGVO-Pflichten bei der Verarbeitung von Beschäftigtendaten im Onboarding können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit Bußgeldern bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Konzernjahresumsatzes geahndet werden.
FAQ
Bleiben die Bewertungskriterien im Muster erhalten?
Ja, Bewertungskriterien, Skalen und Einschätzungstexte ohne Personenbezug bleiben im Klartext sichtbar. Nur personenbezogene Daten wie Name und Eintrittsdatum werden pseudonymisiert. So bildet das Muster die Struktur des Beurteilungsbogens vollständig ab.
Werden auch die Namen der Beurteilenden geschützt?
Ja, auf Wunsch werden auch die Namen der beurteilenden Vorgesetzten erkannt und konsistent pseudonymisiert. So lässt sich der Bogen weitergeben, ohne die Identität der bewerteten Person oder der Beurteilenden offenzulegen. Sie legen fest, welche Personen pseudonymisiert werden.
Trifft anonym.legal eine Entscheidung über die Probezeit?
Nein, anonym.legal bewertet die Beurteilung nicht und trifft keine Entscheidung über Fortsetzung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die Software erstellt lediglich eine pseudonymisierte Muster- oder Schulungsfassung des Bogens. Die personalrechtliche Bewertung bleibt Ihre Aufgabe.
Welche Kündigungsfristen gelten während der Probezeit?
Gemäß § 622 BGB beträgt die Kündigungsfrist in der Probezeit 2 Wochen; die Probezeit selbst darf laut § 622 Abs. 3 BGB maximal 6 Monate dauern. Diese Angaben gehören zu den Pflichtinhalten des Arbeitsvertrags und bleiben nach der Pseudonymisierung im Beurteilungsmuster vollständig lesbar.