Gesundheitsdaten in der Personalakte Art. 9 DSGVO: AU-Bescheinigungen schützen – DSGVO-konform anonymisieren (Art. 9 DSGVO)
Gesundheitsdaten in der Personalakte sind eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO, für die § 26 Abs. 3 BDSG spezifische Erlaubnistatbestände fordert; Verstöße können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit bis zu 20 Mio. € geahndet werden. anonym.legal pseudonymisiert identifizierende Personendaten in AU-Bescheinigungen und BEM-Unterlagen, damit solche Dokumente abgestimmt oder weitergegeben werden können.
When this applies
In der Personalakte liegen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, BEM-Unterlagen, betriebsärztliche Mitteilungen oder Atteste, die Sie intern abstimmen, für das betriebliche Eingliederungsmanagement aufbereiten oder an eine berechtigte Stelle weitergeben müssen. Solche Unterlagen enthalten Gesundheitsdaten — besondere Kategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO —, deren Verarbeitung im Beschäftigtenkontext § 26 Abs. 3 BDSG zusätzlich einschränkt; Schwerbehinderungsdaten nach SGB IX §§ 164 ff. sind zudem getrennt und als Verschlusssache zu verwahren. Laut BfDI-Tätigkeitsbericht 2023 zählen Gesundheitsdaten im Beschäftigtenkontext zu den sensibelsten Datenkategorien — der H&M-Fall 2020 endete mit 35.258.708 € Bußgeld für unzulässige Beschäftigtenüberwachung. Es entsteht der Bedarf, den Personenbezug zu schützen, sodass Inhalte zwar fachlich nutzbar bleiben, aber nicht ohne Weiteres einer namentlich genannten Person zugeordnet werden können.
How anonym.legal handles it
- Die betroffenen Unterlagen — AU-Bescheinigungen, BEM-Dokumente, Atteste — werden im Originalformat in anonym.legal hochgeladen, auch als Scan.
- Die Engine durchsucht den Inhalt gegen über 267 Entitätstypen und erkennt Namen, Anschriften, Versicherten- und weitere identifizierende Daten.
- Der oder die betroffene Beschäftigte wird konsistent pseudonymisiert, sodass dieselbe Person über alle Unterlagen hinweg dasselbe Pseudonym erhält.
- Identifizierende Personendaten werden ersetzt, während fachliche Angaben ohne unmittelbaren Personenbezug für die Bearbeitung erhalten bleiben.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klarname wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz festgehalten; die Re-Identifikation bleibt Berechtigten mit Schlüssel vorbehalten.
- Die geschützte Fassung wird zur Abstimmung oder Weitergabe exportiert; bei berechtigtem Bedarf erfolgt die Re-Identifikation über den Schlüssel.
What you provide
- AU-Bescheinigungen, BEM-Unterlagen oder Atteste der Personalakte
- Angabe des betroffenen Beschäftigten
- Hinweis auf besonders sensible Befund- oder Diagnoseangaben
Limitations & cautions
- Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO; die Pseudonymisierung schützt den Personenbezug, ist aber keine Anonymisierung und ersetzt keine Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO / § 26 Abs. 3 BDSG für die Verarbeitung.
- Ob und an wen solche Unterlagen weitergegeben werden dürfen, bewertet anonym.legal nicht; Schwerbehinderungsdaten nach SGB IX §§ 164 ff. erfordern zudem separate Verwahrung — die Beurteilung bleibt bei Ihnen.
- Die Re-Identifikation setzt die sichere Verwahrung des Schlüssels voraus und ist auf Berechtigte beschränkt; die Software überwacht keine Berechtigungskonzepte.
- Verstöße gegen DSGVO-Pflichten bei der Verarbeitung von Personalaktendaten können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit Bußgeldern bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Konzernjahrsumsatzes geahndet werden.
FAQ
Werden Gesundheitsdaten durch die Verarbeitung anonymisiert?
Nein, die reversible Pseudonymisierung schützt den Personenbezug, hebt ihn aber nicht endgültig auf. Gesundheitsdaten bleiben besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Eine Anonymisierung tritt erst ein, wenn der Schlüssel zur Mapping-Tabelle gelöscht wird.
Kann ich eingescannte AU-Bescheinigungen verarbeiten?
Ja, anonym.legal verarbeitet gängige Dokumentformate einschließlich Scans und erkennt die enthaltenen identifizierenden Personendaten. Das Dokumentbild bleibt erhalten, lediglich die PII werden ersetzt. Nicht automatisch erkannte Angaben können Sie zusätzlich manuell als schützenswert markieren.
Wer darf die Gesundheitsdaten wieder re-identifizieren?
Die Re-Identifikation ist auf Berechtigte mit dem zugehörigen Schlüssel beschränkt und erfolgt nur bei tatsächlichem Bedarf. Die Mapping-Tabelle wird verschlüsselt mit EU-Datenresidenz gespeichert. Welche Personen berechtigt sind und ob § 26 Abs. 3 BDSG die Verarbeitung erlaubt, legen Sie fest; die Software trifft diese Entscheidung nicht.
Welche Bußgeldrisiken bestehen bei fehlerhafter Verarbeitung von Gesundheitsdaten?
Gemäß Art. 83 Abs. 5 DSGVO können Verstöße bei besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO mit bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Konzernjahrsumsatzes geahndet werden. Nach Angaben der Datenschutzbehörde Hamburg endete der H&M-Fall 2020 mit einem Bußgeld von 35.258.708 € für unzulässige Beschäftigtenüberwachung. Laut BfDI 2023 gehören Gesundheitsdaten im HR-Kontext zu den Hochrisikobereichen.