Due-Diligence-Datenraum: Vertragsunterlagen DSGVO-konform anonymisieren – DSGVO-konform anonymisieren (Art. 32 DSGVO)
Die Due-Diligence-Datenraum-Anonymisierung ist ein Schutzverfahren nach Art. 32 DSGVO, das Verträge, Personal- und Kundenunterlagen im Datenraum vor der Offenlegung an Kaufinteressenten pseudonymisiert; bei Verstößen drohen nach Art. 83 Abs. 4 DSGVO Bußgelder bis 10 Mio. € oder 2 % des weltweiten Konzernumsatzes. anonym.legal pseudonymisiert Personendaten konsistent, damit Kaufinteressenten den Bestand prüfen können.
When this applies
Bei einer M&A-Transaktion stellt die Verkäuferseite Verträge, Personal- und Kundenunterlagen in einen Datenraum ein, in den Kaufinteressenten und ihre Berater Einsicht nehmen — typischerweise über vier bis acht Wochen. Art. 32 DSGVO verlangt für diese Verarbeitung angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, weil die Unterlagen Personendaten zahlreicher Betroffener enthalten. Bei Verstößen drohen nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO Bußgelder bis 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Konzernumsatzes. Bei GWB-pflichtigen Transaktionen (ab weltweit 500 Mio. € Umsatz der Zusammenschlussbeteiligten) ist zudem die Fusionskontrolle zu beachten. anonym.legal pseudonymisiert die enthaltenen Personendaten konsistent über den gesamten Datenraum hinweg, sodass die Prüfung möglich bleibt, ohne sämtliche Betroffene zu identifizieren.
How anonym.legal handles it
- Die für den Datenraum vorgesehenen Dokumente werden gebündelt im Originalformat in anonym.legal eingelesen.
- Die Engine durchsucht jeden Bestand und erkennt Namen, Anschriften, Konto- und Vertragsdaten betroffener Personen als Entitäten aus über 267 unterstützten Kategorien.
- Alle Personen werden dokumentübergreifend konsistent pseudonymisiert, sodass derselbe Betroffene über sämtliche Unterlagen hinweg dasselbe Pseudonym trägt.
- Nicht personenbezogene wirtschaftliche Kennzahlen und Strukturdaten bleiben im Klartext prüfbar, damit die Due-Diligence-Prüfung aussagekräftig bleibt.
- Jede Zuordnung von Pseudonym zu Klarname wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz festgehalten.
- Die anonymisierte Fassung wird in den Datenraum eingestellt; berechtigte Personen können einzelne Dokumente bei Bedarf mit dem Schlüssel re-identifizieren.
What you provide
- Sammlung der Datenraum-Dokumente
- Liste der besonders schützenswerten Unterlagen
- Übersicht der zugriffsberechtigten Prüfer
Limitations & cautions
- anonym.legal trifft keine Bewertung des Transaktionsrisikos; die Software bereitet die Unterlagen datenschutzkonform auf.
- Die Auswahl der Dokumente und die Zugriffsverwaltung bleiben in Ihrer Verantwortung; DSGVO-Verstöße können nach Art. 83 Abs. 5 mit bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Konzernumsatzes geahndet werden.
- Die Re-Identifikation einzelner Dokumente setzt die sichere Verwahrung des Schlüssels voraus.
FAQ
Können große Mengen an Dokumenten gemeinsam verarbeitet werden?
Ja, anonym.legal verarbeitet umfangreiche Dokumentsammlungen und pseudonymisiert betroffene Personen über alle Unterlagen hinweg konsistent. So trägt derselbe Betroffene im gesamten Datenraum dasselbe Pseudonym, was die Vergleichbarkeit der Unterlagen erhält. Die Zuordnung bleibt in der verschlüsselten Mapping-Tabelle vorbehalten.
Bleiben wirtschaftliche Kennzahlen für die Prüfung erhalten?
Ja, nicht personenbezogene Finanz- und Strukturdaten bleiben sichtbar, sofern sie nicht ausdrücklich als zu schützen markiert sind. So können Kaufinteressenten den wirtschaftlichen Bestand bewerten, während die Identitäten der Betroffenen geschützt sind. Für Transaktionen mit einem Zielunternehmen ab 50 Mio. € inländischem Umsatz ist zudem die deutsche Fusionskontrolle nach § 35 GWB zu prüfen.
Wer kann die anonymisierten Daten später wieder zuordnen?
Nur berechtigte Personen mit dem zugehörigen Schlüssel können die verschlüsselte Zuordnung zur Re-Identifikation nutzen. Die Mapping-Tabelle wird ausschließlich innerhalb der EU gespeichert. Ohne den Schlüssel ist keine Re-Identifikation möglich.