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Personal & HR

Onboarding

Onboarding bezeichnet den strukturierten Prozess der Eingliederung neuer Beschäftigter und umfasst die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation der Arbeitsbedingungen nach § 2 NachwG sowie die Anmeldung zur Sozialversicherung nach § 28a SGB IV. Onboarding verarbeitet Stammdatenblätter, Checklisten und Arbeitsverträge mit umfangreichen Personendaten neuer Beschäftigter. anonym.legal pseudonymisiert diese DSGVO-konform, damit Prozesse dokumentiert, Verträge als Muster genutzt und Unterlagen mit Dienstleistern abgestimmt werden können, ohne die Identität der neuen Mitarbeiter offenzulegen.

En cifras

  • § 2 NachwG schreibt seit der Reform vom 1. August 2022 die schriftliche Dokumentation von 15 Pflichtangaben in drei gestaffelten Fristen vor (erster Arbeitstag, 7 Kalendertage, ein Monat); Verstöße sind nach § 4 NachwG mit Bußgeldern bis zu 2.000 € je Beschäftigtem und Verstoß bewehrt.

    § 2 und § 4 NachwG, Gesetze im Internet (Bundesministerium der Justiz)

  • Europaweit wurden 191 DSGVO-Bußgelder wegen unzulässiger Verarbeitung von Beschäftigtendaten verhängt, mit einem Gesamtbetrag von 360,8 Mio. € und einer durchschnittlichen Bußgeldhöhe von 1,9 Mio. € — damit zählt die Beschäftigtendatenverarbeitung zu den am häufigsten sanktionierten DSGVO-Bereichen.

    CMS GDPR Enforcement Tracker Report 2024, Kapitel Employment (cms.law)

Cuándo no se aplica

  • anonym.legal prüft nicht, ob alle 15 Pflichtangaben des § 2 NachwG im Nachweis enthalten sind, und überwacht keine Aushändigungsfristen — die fristgerechte Übergabe an die Beschäftigten liegt in Ihrer Verantwortung.
  • Die Software erstellt keine DEÜV-Meldungen und übermittelt keine Daten an Einzugsstellen; die eigentliche Sozialversicherungsanmeldung nach § 28a SGB IV erfolgt weiterhin über Ihr Entgeltabrechnungssystem.
  • Für die laufende Stammdatenpflege der aktiven Beschäftigten ist anonym.legal nicht vorgesehen; die Software bereitet Unterlagen auf, ersetzt aber kein HR-System oder Personalinformationssystem.

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