دام تبدیل به PDF از طریق برجسته‌سازی
هر هفته وکلا همان اشتباه را مرتکب می‌شوند. متن را با سیاه برجسته می‌کنند، به PDF تبدیل می‌کنند و کار را تمام شده می‌پندارند. آن محتوا پنهان نیست. هر کسی می‌تواند آن را انتخاب کند، کپی کند و در چند ثانیه بخواند. این به طور روتین اتفاق می‌افتد. و عواقب واقعی دارد.
دادگاه‌ها متوجه شده‌اند. قضات فدرال ناراحت هستند.
برجسته‌سازی واقعاً چه می‌کند
برجسته‌سازی یک لایه رنگی روی کلمات می‌گذارد. هیچ چیز زیر آن را حذف نمی‌کند. داده اصلی داخل فایل می‌ماند. قابل جستجو، قابل کپی و برای هر کسی قابل دسترس است.
پاکسازی واقعی اسناد متفاوت است. داده زیرین را کاملاً از فایل حذف می‌کند. نوار بصری و حذف داده دو مرحله جداگانه هستند. اکثر وکلا فقط اول را انجام می‌دهند.
دادگاه‌ها این خطا را شناسایی می‌کنند
هشدار «ضعف فنی»
یک قاضی دادگستری اخیراً از وکیل خواست توضیح دهد. پرونده دارای «ضعف فنی» در فرآیند حذف بود. وکیل از ابزار برجسته‌سازی Word استفاده کرده بود. وکیل مقابل عبارت پوشیده‌شده را انتخاب کرده و کپی کرده بود.
نشت متادیتا
یک وکیل فایل‌هایی تولید کرد که نام‌ها و تاریخ‌ها سیاه شده به نظر می‌رسیدند. همان جزئیات در خصوصیات سند قابل خواندن بود. متادیتا حذف نشده بود. هیچ چیز از فایل حذف نشده بود.
فراخوانی دسته‌جمعی
یک دستیار حقوقی متوجه شد عبارات پوشیده‌شده می‌توانند از زیر برجسته‌سازی سیاه کپی شوند. شرکت قبلاً هزاران فایل به آن قالب ارسال کرده بود. هر سند باید فراخوانده و مجدداً تولید می‌شد. هزینه و شرمندگی قابل توجه بود.
راهنمایی دادگاه فدرال
قضاء فدرال صریح است:
«صرف کشیدن خط سیاه روی متن به طور ایمن حذف نمی‌کند. متن زیرین هنوز ممکن است جستجو، کپی یا دسترسی پیدا شود."
راهنمایی رسمی چهار الزام دارد. از ابزارهایی استفاده کنید که داده را حذف می‌کنند، نه ابزارهایی که آن را می‌پوشانند. فایل‌های PDF را پس از پردازش مسطح کنید. خروجی را قبل از ثبت تأیید کنید. متادیتا را از هر سند پاکسازی کنید.
آنچه پاکسازی مناسب نیاز دارد
این‌ها الزامات فنی هستند.
حذف داده. کلمات باید از فایل حذف شوند. یک جعبه رنگی روی کلمات کافی نیست.
پاکسازی متادیتا. خصوصیات سند می‌توانند محتوای اصلی را فاش کنند. نام نویسنده، timestampها و تاریخچه ویرایش همه باید پاکسازی شوند.
مسطح کردن لایه‌ها. این از بلند کردن جعبه سیاه از روی عبارت جلوگیری می‌کند.
مسیر حسابرسی. ثبت آنچه حذف شده و زمان آن. برای لاگ امتیاز ضروری است. دادگاه‌ها ممکن است این سابقه را بخواهند.
فرآیند پنج مرحله دارد. تمام محتوایی که باید حذف شود را بررسی کنید. از ابزاری استفاده کنید که داده را حذف می‌کند. تأیید کنید که عبارت از فایل ذخیره‌شده رفته است. مستند کنید که چه چیزی و چرا حذف شده است. سپس نسخه تمیز را export کنید. اصل را بازنویسی نکنید.
معضل کشف الکترونیکی
e-discovery یک پیچیدگی اضافه می‌کند. باید اسناد تولید کنید. اما دادگاه‌ها می‌توانند بعداً تولید اصلی بدون پوشش را دستور دهند. حذف دائم یک مشکل واقعی ایجاد می‌کند.
قاضی ممکن است دستور دهد نسخه اصلی تولید شود. یک موکل ممکن است به سند منبع نیاز داشته باشد. یک حسابرس ممکن است سوابق کامل بخواهد. یک تجدیدنظر ممکن است شواهد اصلی نیاز داشته باشد.
رمزگذاری برگشت‌پذیر این مشکل را حل می‌کند. به جای حذف یک عبارت، آن را با یک توکن جایگزین می‌کنید. کلید نزد شرکت شما می‌ماند. فایل تمیز خارج می‌شود. اگر دادگاه دستور افشا داد، با کلید رمزگشایی می‌کنید و اصل را تولید می‌کنید.
نحوه کار: رمزگذاری برگشت‌پذیر برای کشف حقوقی.
مطالعه مرتبط: هزینه‌های حذف محرمانه با افزونه Word در شرکت‌های حقوقی.
مراحل بعدی برای شرکت‌های حقوقی
بهانه «ضعف فنی» دیگر کار نمی‌کند. دادگاه‌ها از قبل از این شکست‌ها آگاه‌ترند. مجازات‌ها رایج‌تر شده‌اند. استاندارد برای وکلا روشن است.
سه اقدام فوری:
- برجسته‌سازی را برای هر پرونده یا تولیدی متوقف کنید.
- یک بررسی copy-paste اضافه کنید. خروجی را در یک ویرایشگر متن ساده paste کنید. تأیید کنید که عبارت وجود ندارد.
- متادیتا را قبل از هر اجرای تولید پاکسازی کنید.
افزونه Office سایت anonym.legal هر سه را داخل Microsoft Word مدیریت می‌کند. داده را حذف می‌کند، خروجی را مسطح می‌کند و متادیتا را پاکسازی می‌کند. یک مسیر حسابرسی کامل از لاگ امتیاز پشتیبانی می‌کند.
موارد استفاده کامل: موارد استفاده حقوقی.