Korostus-PDF-ansa
Joka viikko asianajajat tekevät saman virheen. He korostavat tekstin mustaksi, muuntavat PDF:ksi ja kutsuvat sitä valmiiksi. Sisältö ei ole piilotettu. Kuka tahansa voi valita sen, kopioida sen ja lukea sen sekunneissa. Tämä tapahtuu rutiininomaisesti. Virheellä on todellisia seurauksia.
Tuomioistuimet ovat huomanneet tämän. Liittovaltion tuomarit eivät pidä tätä hauskana.
Mitä korostaminen todella tekee
Korostaminen asettaa värillisen kerroksen sanojen päälle. Se ei poista mitään alta. Alkuperäinen tieto pysyy tiedostossa. Se on haettavissa, kopioitavissa ja kaikkien saavutettavissa.
Aito asiakirjojen toimitusmerkintä on erilaista. Se poistaa taustalla olevan tiedon tiedostosta kokonaan. Visuaalinen palkki ja tietojen poistaminen ovat kaksi erillistä vaihetta. Useimmat asianajajat tekevät vain ensimmäisen.
Tuomioistuimet havaitsemassa virheen
"Tekninen heikkous" -varoitus
Magistrate-tuomari vaati äskettäin asianosaisia selittämään. Asiakirjassa oli "tekninen heikkous toimitusmerkintäprosessissa". Asianajaja oli käyttänyt Wordin korostustyökalua. Vastapuoli valitsi peitetyn kohdan ja kopioi sen.
Metatietovuoto
Asianajaja toimitti tiedostoja, joissa nimet ja päivämäärät näyttivät olevan mustattuja. Samat tiedot olivat luettavissa asiakirjan ominaisuuksissa. Metatietoja ei ollut poistettu. Mitään ei ollut poistettu tiedostosta.
Massaperuutus
Paralegal huomasi, että peitetyt kohdat voitiin kopioida mustan korostuksen alta. Toimisto oli jo lähettänyt tuhansia tiedostoja kyseisessä muodossa. Jokainen asiakirja piti peruuttaa ja toimittaa uudelleen. Kustannukset ja hämmästys olivat merkittäviä.
Liittovaltion tuomioistuimen ohjeistus
Liittovaltion oikeuslaitos on suorasanainen:
"Mustan viivan vetäminen tekstin läpi ei poista sitä turvallisesti. Taustalla oleva teksti on edelleen haettavissa, kopioitavissa tai käytettävissä."
Virallisessa ohjeistuksessa on neljä vaatimusta. Käytä työkaluja, jotka poistavat tiedot, ei niitä peittäviä. Tasoita PDF-tiedostot käsittelyn jälkeen. Tarkista tulos ennen jättämistä. Poista metatiedot jokaisesta asiakirjasta.
Mitä asianmukainen toimitusmerkintä vaatii
Nämä ovat tekniset vaatimukset.
Tietojen poistaminen. Sanat on poistettava tiedostosta. Värillinen laatikko sanojen yli ei riitä.
Metatietojen poistaminen. Asiakirjan ominaisuudet voivat paljastaa alkuperäisen sisällön. Tekijän nimi, aikaleimat ja muokkaushistoria on kaikki puhdistettava.
Tasojen tasoittaminen. Tämä estää jonkun nostamasta mustan laatikon kohdan päälle.
Tarkistusketju. Kirjaa, mitä poistettiin ja milloin. Välttämätön etuoikeuslokin kannalta. Tuomioistuimet saattavat pyytää tätä tietuetta.
Prosessissa on viisi vaihetta. Tarkista kaikki poistettava sisältö. Käytä työkalua, joka poistaa tiedot. Tarkista, että kohta on poistunut tallennetusta tiedostosta. Dokumentoi, mitä poistettiin ja miksi. Sitten vie puhdas kopio. Älä ylikirjoita alkuperäistä.
Tutkinnan dilemma
Sähköinen tutkinta lisää komplikaation. Sinun on toimitettava asiakirjat. Mutta tuomioistuimet voivat myöhemmin määrätä alkuperäisen, peittämättömän version toimitettavaksi. Pysyvä poistaminen luo todellisen ongelman.
Tuomari voi määrätä alkuperäisen version toimitettavaksi. Asiakas saattaa tarvita pääsyn lähdeasiakirjaan. Tarkastaja saattaa pyytää täydellisiä tietoja. Muutoksenhaku saattaa vaatia alkuperäistä todistusaineistoa.
Palautettava salaus ratkaisee tämän. Sen sijaan, että poistaisit kohdan, korvaat sen tokenilla. Avain pysyy toimistollasi. Tiedosto lähtee puhtaana. Jos tuomioistuin määrää tietojen paljastamisen, puret salauksen avaimella ja toimitat alkuperäisen.
Miten se toimii: Palautettava salaus oikeudellisessa tiedonannossa.
Aiheeseen liittyvää: Word-lisäosan toimitusmerkintäkustannukset asianajotoimistoissa.
Seuraavat vaiheet asianajotoimistoille
"Tekninen heikkous" -selitys ei enää toimi. Tuomioistuimet ovat tietoisempia näistä virheistä kuin ennen. Sanktiot ovat yleisempiä nyt. Asianajajille asetettu standardi on selvä.
Kolme välitöntä toimenpidettä:
- Lopeta korostaminen kaikissa jättämisissä tai toimituksissa.
- Lisää kopioi-liitä-tarkistus. Liitä tulos pelkkään tekstieditoriin. Varmista, että kohta puuttuu.
- Poista metatiedot ennen jokaista toimitusajoa.
anonym.legal:in Office-lisäosa hoitaa kaikki kolme Microsoft Wordissa. Se poistaa tiedot, tasoittaa tulosteen ja poistaa metatiedot. Täydellinen tarkistusketju tukee etuoikeuslokia.
Täydellinen käyttötapaus: Juridiset käyttötapaukset.