دو وظیفه‌ای که در تضاد به نظر می‌رسند
تیم‌های حقوقی همزمان دو تکلیف دارند.
اول: اسناد پوشش‌داده‌شده را با وکلای خارجی، همکاران، و کارشناسان به اشتراک بگذارید. نام موکلان و اطلاعات شخصی اشخاص ثالث باید پنهان بماند.
دوم: وقتی دادگاه دستور می‌دهد، باید مدارک اصلی را ارائه دهید. قوانین آیین دادرسی مدنی فدرال اجازه دستکاری این پرونده‌ها را به دفاتر حقوقی نمی‌دهد.
از نظر تئوری، هر دو می‌توانند در کنار هم وجود داشته باشند. نسخه‌های اصلی را نگه دارید. نسخه‌های پوشش‌داده‌شده را بیرون بفرستید.
در عمل، بسیاری از دفاتر این را اشتباه انجام می‌دهند. آن‌ها از ابزارهای ویرایش دائمی استفاده می‌کنند که داده‌های منبع را حذف می‌کنند. نسخه‌ای که نگه می‌دارند خودش ویرایش‌شده است. هیچ نسخه اصلی تمیزی وجود ندارد. وقتی دستور دادگاه می‌رسد، چیزی برای تحویل ندارند.
خطر از بین بردن مدارک
عدم تحویل مدارک درخواست‌شده توسط دادگاه نامی دارد: از بین بردن مدارک.
دادگاه‌ها می‌توانند به روش‌های مختلف آن را مجازات کنند. می‌توانند حکم استنتاج منفی صادر کنند. می‌توانند ادله را رد کنند. در موارد شدید، می‌توانند دعوا را رد کنند یا حکم پیش‌فرض صادر کنند.
یک نظرسنجی Bloomberg Law در سال ۲۰۲۵ نشان داد که ۷۳٪ از دفاتر حقوقی از ابزارهای هوش مصنوعی بدون پیگیری محل قرارگیری اطلاعات شخصی استفاده می‌کنند. همین نقطه کور احتمالاً به ابزارهای ویرایش دائمی نیز گسترش می‌یابد. دفاتر داده‌ها را بدون راهی برای بازگشت پوشش می‌دهند.
جریمه‌های GDPR در سال ۲۰۲۴ به ۱.۲ میلیارد یورو رسید. هزینه یک تصمیم اشتباه در مدیریت داده واقعی است.
راه‌حل برگشت‌پذیر
پاسخ ساده است. به جای حذف دائمی، از پوشش‌دهی برگشت‌پذیر استفاده کنید.
رمزگذاری برگشت‌پذیر “John Smith” را با یک توکن رمزگذاری‌شده جایگزین می‌کند. کلید جدا از فایل نگهداری می‌شود.
پرونده پوشش‌داده‌شده را به اشتراک بگذارید. اگر دادگاه نسخه‌های اصلی را درخواست کرد، دارنده کلید می‌تواند در چند دقیقه رمزگشایی کند و آن‌ها را تحویل دهد.
این همچنین با قانون FRCP Rule 26(b)(5) که ثبت امتیازات را اداره می‌کند مطابقت دارد. از دفاتر می‌خواهد نشان دهند چه چیزی، چه زمانی، توسط چه کسی، و چرا نگه داشته شده است. یک گزارش رمزنگاری دقیقاً همین کار را می‌کند.
ببینید سیستم توکن چطور از ابتدا تا انتها کار می‌کند. مروری بر انطباق ما را بخوانید تا ببینید این فرآیند چطور با تکالیف دادگاهی مطابقت دارد.
یک مثال از صنعت دارو
یک شرکت داروسازی داده‌های آزمایش را با یک گروه تحقیقاتی قراردادی (CRO) به اشتراک می‌گذارد.
شناسه‌های بیمار قبل از خروج پرونده‌ها از شرکت پوشش‌داده می‌شوند. CRO روی داده‌های تمیز کارش را انجام می‌دهد. وقتی FDA مدارک بیمار خام را درخواست می‌کند، تیم انطباق با یک مسیر حسابرسی کامل رمزگشایی می‌کند و آن‌ها را تحویل می‌دهد.
پس از حسابرسی، چرخش کلید دسترسی CRO را — گذشته و آینده — پایان می‌دهد. کارکنان سابق CRO نمی‌توانند به مدارک قدیمی دسترسی داشته باشند.
این مدل انطباق دوگانه است: حفاظت از داده در حین اشتراک‌گذاری، بازگردانی آن زمانی که دادگاه‌ها یا نظارت‌کنندگان درخواست می‌کنند.
برای اطلاعات بیشتر درباره اینکه این با کارتان چگونه مطابقت دارد، مرور حفاظت ما را ببینید.