Datenträgerüberlassung Z3: GoBD-Export für die Außenprüfung vorbereiten – DSGVO-konform anonymisieren (§ 147 Abs. 6 AO)
Die Datenträgerüberlassung nach Z3 ist ein gesetzlicher Datenzugriffsweg nach § 147 Abs. 6 AO, bei dem die Außenprüfung die Überlassung steuerrelevanter Daten auf einem Datenträger im GoBD-Format verlangt; die GoBD gelten seit dem BMF-Schreiben 2019 und erfordern eine Aufbewahrung von 10 Jahren. anonym.legal pseudonymisiert nicht prüfungsrelevante Personendaten in der internen Prüffassung des Exports, damit Struktur und Vollständigkeit vor der gesetzlich vorgeschriebenen Klardaten-Überlassung kontrolliert werden können.
When this applies
Die Außenprüfung fordert den Z3-Datenzugriff und damit die Überlassung steuerrelevanter Daten auf einem Datenträger nach § 147 Abs. 6 AO, üblicherweise als strukturierter GoBD-Export mit Index- und Beschreibungsdateien. In dieser Phase erzeugen Sie den Export aus dem Vorsystem, prüfen Feldzuordnung, Vollständigkeit und Lesbarkeit und stimmen die Datenträgerstruktur mit Beratern ab, bevor der Datenträger übergeben wird. Die GoBD-Anforderungen sind seit dem BMF-Schreiben 2019 verbindlich; die Aufbewahrungspflicht beträgt gemäß § 147 AO 10 Jahre für Buchungsbelege und 6 Jahre für Handelsbriefe. Weil die Export-Tabellen auch Personendaten ohne unmittelbaren Prüfungsbezug enthalten, entsteht hier der Bedarf, diese in der internen Prüffassung zu pseudonymisieren — die gesetzlich überlassungspflichtige Z3-Datei wird anschließend mit Klardaten erzeugt.
How anonym.legal handles it
- Der GoBD-Export für den Z3-Datenträger wird mit Index- und Beschreibungsdateien im Originalformat in anonym.legal eingelesen, ohne die Datensatzstruktur zu verändern.
- Die Engine durchsucht die Export-Tabellen und erkennt Namen, Anschriften, Kontaktdaten und Bankverbindungen ohne unmittelbaren Prüfungsbezug aus über 267 unterstützten Entitätstypen.
- Diese Personendaten werden in der internen Prüffassung konsistent pseudonymisiert, sodass derselbe Datensatz über alle Tabellen des Exports hinweg eindeutig zugeordnet bleibt.
- Prüfungsrelevante Felder — Beträge, Konten, Buchungsschlüssel und Datumsangaben ohne Personenbezug — bleiben im Klartext erhalten, damit Vollständigkeit und Plausibilität kontrolliert werden können.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klarname wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz festgehalten.
- Die gesetzlich überlassungspflichtige Z3-Datei wird mit Klardaten erzeugt; anonym.legal dient ausschließlich der internen Validierung und Testüberlassung des Datenträgers.
What you provide
- GoBD-Datenexport für den Z3-Datenträger inklusive Index- und Beschreibungsdateien
- Feldbeschreibung der überlassenen Tabellen und Datensatzschlüssel
- Liste der nicht prüfungsrelevanten, zu schützenden Personen
Limitations & cautions
- Die gesetzliche Datenträgerüberlassung nach § 147 Abs. 6 AO (Z3) erfolgt mit Klardaten; anonym.legal unterstützt nur die interne Vorbereitung und Qualitätskontrolle.
- Die Vollständigkeit, GoBD-Konformität (Grundsätze gültig seit 1. Januar 2015) und fristgerechte Bereitstellung des Datenträgers liegen in Ihrer Verantwortung und werden von der Software nicht bewertet.
- Die Re-Identifikation der internen Prüffassung setzt die sichere Verwahrung des zugehörigen Schlüssels voraus.
- Verstöße gegen DSGVO-Pflichten bei der Verarbeitung personenbezogener Prüfungsdaten können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit Bußgeldern bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Konzernjahresumsatzes geahndet werden.
FAQ
Darf ich den Z3-Datenträger pseudonymisiert an die Prüfung übergeben?
Nein, die gesetzliche Datenträgerüberlassung nach § 147 Abs. 6 AO erfolgt mit Klardaten. Die pseudonymisierte Fassung dient ausschließlich der internen Validierung der Exportstruktur und der Vollständigkeitskontrolle. Den finalen Z3-Datenträger erzeugen Sie mit Klardaten.
Bleibt die GoBD-Exportstruktur bei der Pseudonymisierung erhalten?
Ja, Datensatzschlüssel, Feldzuordnung sowie Index- und Beschreibungsdateien bleiben unverändert, nur personenbezogene Inhalte werden ersetzt. So lässt sich der Datenträger technisch wie der spätere Klardaten-Export prüfen. Beträge und Buchungsfelder ohne Personenbezug bleiben im Klartext.
Wird derselbe Datensatz über alle Tabellen hinweg gleich pseudonymisiert?
Ja, die Pseudonymisierung ist konsistent über alle Tabellen des Exports, sodass derselbe Geschäftspartner überall demselben Pseudonym entspricht. Dadurch bleiben referenzielle Beziehungen für die Vollständigkeitskontrolle erhalten. Vor der Erzeugung der Z3-Datei re-identifizieren Sie die Fassung mit dem Schlüssel.