Offboarding
Offboarding covers all legal and organizational steps when employees leave — from termination or separation agreement, to issuing the employment reference under § 109 GewO, to GDPR-compliant deletion or pseudonymization of the personnel file under Art. 17 GDPR read with applicable retention periods. Offboarding processes exit forms, return protocols, and exit interviews containing personal data of departing employees. anonym.legal pseudonymizes that data GDPR-compliantly so processes can be documented and feedback evaluated in confidence without exposing the identities of departing employees or named third parties.
By the numbers
Der Kündigungsschutz nach § 1 Abs. 1 KSchG greift erst nach mehr als sechs Monaten ununterbrochener Beschäftigung im selben Betrieb; vor Ablauf der Wartezeit kann das Arbeitsverhältnis ohne Sozialauswahl oder Begründung ordentlich gekündigt werden.
§ 1 Abs. 1 KSchG, Gesetze im Internet (Bundesministerium der Justiz)
Lohnunterlagen unterliegen nach § 147 Abs. 3 AO einer steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren; rentenrelevante Sozialversicherungsunterlagen sind bis zum Eintritt des Versorgungsfalls — also unter Umständen bis zu 30 Jahre — aufzubewahren.
§ 147 AO, Gesetze im Internet (Bundesministerium der Justiz)
When this doesn't apply
- anonym.legal prüft nicht, ob eine Kündigung sozial gerechtfertigt ist oder ob alle gesetzlichen Voraussetzungen für ein rechtswirksames Offboarding erfüllt sind — arbeitsrechtliche Beratung bleibt erforderlich.
- Die Löschfristen für Personalakten ausgeschiedener Beschäftigter variieren je nach Dokumenttyp zwischen 6 Monaten und 30 Jahren; die Software überwacht keine Fristen und trifft keine Entscheidung über den Zeitpunkt der Löschung oder Schlüsselvernichtung.
- Exit-Interview-Protokolle mit freiem Textinhalt können Meinungen und Einschätzungen enthalten, die über die automatisch erkannten PII-Entitätstypen hinausgehen; eine manuelle Nachprüfung wird empfohlen.
Tasks
Offboarding-Unterlagen anonymisieren: Austrittsdaten schützen
Exit-Interviews auswerten: Aussagen ausscheidender Mitarbeiter anonymisieren
Kündigungsschreiben anonymisieren: Beendigungsunterlagen schützen
§ 623 BGBAufhebungsvertrag anonymisieren: Beendigungsvereinbarung schützen
Urlaubsabgeltung dokumentieren: Abschlussabrechnung anonymisieren
§ 7 Abs. 4 BUrlGDatenlöschung nach Austritt: Deprovisionierungsunterlagen anonymisieren
Art. 17 DSGVO