Masalah Suite Pejabat Campuran
Kebanyakan firma menggunakan lebih daripada satu suite pejabat. Pasukan undang-undang menggunakan Word. Jurutera di Linux menggunakan LibreOffice. Penggabungan syarikat membawa pasukan dengan perisian berbeza. Kerja kerajaan menambah format fail ODF dan OOXML.
Campuran ini mewujudkan risiko PII. Satu alat menemui nama dalam Word. Alat yang berbeza terlepasnya dalam Writer. Ambang pengesanan berbeza. Format output tidak sama.
Jurang itu adalah risiko pematuhan. GDPR Artikel 32 memerlukan "langkah teknikal yang sesuai" untuk perlindungan data. Jika dua suite memberikan dua keputusan pada fail yang sama, itu tidak konsisten dan tidak memenuhi piawaian.
Satu Enjin, Dua Suite
anonym.legal mempunyai sambungan untuk kedua-dua suite:
- Office Add-in - untuk Word, Excel, dan PowerPoint
- LibreOffice Extension - untuk Writer, Calc, dan Impress
Kedua-duanya bersambung ke backend yang sama. Mereka berkongsi:
- 273 jenis entiti
- Pengesanan hibrid (regex + spaCy NLP)
- 48 bahasa
- 5 kaedah anonimasi
- Penilaian keyakinan (regex: 1.0, NLP: 0.85+)
Jalankan teks yang sama dalam Word atau Writer. Hasilnya adalah identik.
Praset Dikongsi Menghalang Hanyut Konfigurasi
Hanyut konfigurasi adalah risiko senyap. Ia berlaku tanpa ada yang sedar. Pasukan A menetapkan Word untuk mengesan 12 jenis entiti dengan Ganti. Pasukan B menetapkan LibreOffice untuk mengesan 8 jenis dengan Penapis. Fail yang sama. Output berbeza.
Sinkronisasi praset dalam anonym.legal menyelesaikan masalah ini:
- Buat praset dalam mana-mana platform - aplikasi web, Aplikasi Desktop, Office Add-in, atau LibreOffice Extension
- Praset disegerakkan ke semua platform dalam masa 5 minit
- Setiap pengguna menggunakan tetapan yang sama
Praset menyimpan jenis entiti yang perlu dikesan, kaedah setiap jenis, ambang keyakinan, dan definisi tersuai.
Kebolehpindahan Kunci Penyulitan
Passukan yang menggunakan kaedah Penyulitan (AES) boleh membalikkan anonimasi untuk memulihkan teks asal. Untuk ini berfungsi, kunci mesti tersedia di semua platform. Fail yang disulitkan dalam Word mesti boleh dinyahsulit dalam aplikasi web atau LibreOffice Extension.
anonym.legal menyegerakkan kunci yang disimpan melalui akaun anda:
- Kunci yang disimpan disulitkan (AES-256-GCM) di pelayan yang terletak di Jerman
- Kunci disegerakkan ke semua aplikasi anda melalui pelayan
- Kata laluan anda tidak pernah meninggalkan peranti anda
- Kunci yang disimpan bukan zero-knowledge: pelayan boleh menyahsulitkannya untuk dikembalikan kepada aplikasi anda
Aliran Kerja Firma Guaman: Suite Campuran, Satu Keputusan
Firma guaman bersaiz sederhana menerima fail daripada pelbagai sumber:
Jenis fail:
- Kontrak klien dalam Word (.docx)
- Pemfailan mahkamah sebagai PDF, ditukar kepada teks
- Memo dalaman dalam LibreOffice Writer (.odt) dari meja Linux
- Hamparan sebagai Excel (.xlsx) dan Calc (.ods)
Cara ia berfungsi:
- Rakan kongsi kanan mencipta praset "Perkara Klien" - ganti nama, topeng tarikh, penapis SSN, sulitkan e-mel
- Praset disegerakkan ke semua platform
- Peguam A membuka fail Word. Menggunakan praset melalui Office Add-in.
- Peguam B membuka fail Writer. Menggunakan praset yang sama melalui LibreOffice Extension.
- Pembantu guaman menjalankan praset pada fail Calc.
- Ketiga-tiganya menggunakan tetapan pengesanan dan output yang sama.
Untuk audit GDPR, firma boleh menunjukkan:
- Satu praset yang digunakan merentas semua jenis fail
- Pengesanan entiti yang sama tanpa mengira format
- Kaedah output yang sama sepanjang masa
- Kunci yang disimpan disulitkan (AES-256-GCM) di pelayan yang terletak di Jerman
Penggunaan Perusahaan
| Faktor | Office Add-in | LibreOffice Extension |
|---|---|---|
| Penggunaan | Pusat pentadbir Microsoft 365 | Pengedaran fail .oxt |
| Kemas kini | Kemas kini automatik melalui manifes | Penggantian .oxt manual |
| Pengurusan pengguna | Integrasi Azure AD | Akaun anonym.legal |
| Platform | Windows, Mac, Web, iPad | Windows, macOS, Linux |
| Pelesenan | Microsoft 365 diperlukan | Percuma (LibreOffice) |
Untuk persekitaran campuran, guna kedua-duanya. Office Add-in untuk meja Microsoft 365. LibreOffice Extension untuk meja Linux dan sumber terbuka. Praset dan kunci yang dikongsi mengekalkan kelakuan yang konsisten.
Konsistensi Kawal Selia
Pegawai kawal selia tidak menerima "kami menggunakan alat yang berbeza" sebagai sebab untuk jurang dalam anonimasi. Jika respons DSAR menapis nama dalam fail Word tetapi terlepasnya dalam fail LibreOffice, itu adalah jurang. Ia adalah kegagalan pematuhan.
Satu enjin pengesanan merentas semua jenis fail menghapuskan risiko ini. Algoritma tidak berubah berdasarkan aplikasi klien. Ia berjalan di sebelah pelayan dengan cara yang sama untuk setiap permintaan. Lihat halaman keselamatan dan pematuhan dan dokumen kesesuaian undang-undang untuk butiran.
Mulakan
- Muat turun LibreOffice Extension - untuk Writer, Calc, Impress
- Pasang Office Add-in - untuk Word, Excel, PowerPoint
- Buat praset dalam aplikasi web - ia disegerakkan ke kedua-dua platform
Satu akaun. Satu praset. Satu keputusan.
Sumber
- GDPR Artikel 32 - langkah teknikal yang sesuai untuk perlindungan data yang konsisten
- Dokumen sinkronisasi merentas peranti anonym.legal - kebolehpindahan praset dan kunci (/docs/libreoffice)
- Ujian Pengesanan PII anonym.legal - ketepatan 95.5%, identik merentas semua platform