Het Probleem van Gemengde Kantooromgevingen
De meeste organisaties gebruiken meer dan één kantoorpakket. Juridische teams werken met Word. Ontwikkelaars op Linux gebruiken LibreOffice. Na fusies brengen teams verschillende software mee. Overheidswerk brengt ODF- en OOXML-bestandsformaten met zich mee.
Deze mix creëert een PII-risico. Het ene hulpmiddel vindt een naam in Word. Een ander hulpmiddel mist diezelfde naam in Writer. Drempelwaarden verschillen. Uitvoerformaten variëren.
Dit gat is een compliancerisico. AVG-artikel 32 vereist "passende technische maatregelen" voor gegevensbescherming. Als twee kantoorpakketten twee verschillende resultaten geven op hetzelfde bestand, is dat niet consistent passend. De norm wordt niet gehaald.
Één Engine, Twee Pakketten
anonym.legal heeft extensies voor beide pakketten:
- Office-invoegtoepassing — voor Word, Excel en PowerPoint
- LibreOffice-extensie — voor Writer, Calc en Impress
Beide verbinden met dezelfde backend. Ze delen:
- 273 entiteitstypen
- Hybride detectie (regex + spaCy NLP)
- 48 talen
- 5 anonimiseringsmethoden
- Betrouwbaarheidsscoring (regex: 1,0, NLP: 0,85+)
Voer dezelfde tekst in Word of Writer in. Het resultaat is identiek.
Gedeelde Presets Voorkomen Configuratiedrift
Configuratiedrift is een sluipend risico. Het ontstaat zonder dat iemand het merkt. Team A stelt Word in om 12 entiteitstypen te detecteren met Vervangen. Team B stelt LibreOffice in om 8 typen te detecteren met Redactie. Zelfde bestand. Ander resultaat.
Preset-synchronisatie in anonym.legal lost dit op:
- Maak een preset aan op elk platform — webapp, Desktop App, Office-invoegtoepassing of LibreOffice-extensie
- De preset synchroniseert binnen 5 minuten naar alle platforms
- Elke gebruiker past dezelfde instellingen toe
Een preset slaat op: welke entiteitstypen worden gedetecteerd, de methode per type, betrouwbaarheidsdrempels en aangepaste definities.
Portabiliteit van Versleutelingssleutels
Teams die de Versleutelingsmethode (AES) gebruiken, kunnen anonimisering omkeren om de originele tekst te herstellen. Hiervoor moeten sleutels beschikbaar zijn op alle platforms. Een bestand dat in Word is versleuteld, moet ontsleuteld kunnen worden in de webapp of LibreOffice-extensie.
anonym.legal synchroniseert opgeslagen sleutels via uw account:
- Opgeslagen sleutels worden versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM) op servers in Duitsland
- Sleutels synchroniseren via de server naar al uw apps
- Uw wachtwoord verlaat uw apparaat nooit
- Opgeslagen sleutels zijn niet zero-knowledge: de server kan ze ontsleutelen om ze aan uw apps terug te geven
Workflow Advocatenkantoor: Gemengde Pakketten, Één Resultaat
Een middelgroot advocatenkantoor ontvangt bestanden uit vele bronnen:
Bestandstypen:
- Cliëntcontracten in Word (.docx)
- Rechtbankstukken als PDF, omgezet naar tekst
- Interne memo's in LibreOffice Writer (.odt) van Linux-werkstations
- Spreadsheets als Excel (.xlsx) en Calc (.ods)
Hoe het werkt:
- Senior partner maakt een "Cliëntdossier"-preset — namen vervangen, datums maskeren, BSN's redigeren, e-mails versleutelen
- Preset synchroniseert naar alle platforms
- Associate A opent een Word-bestand. Past de preset toe via de Office-invoegtoepassing.
- Associate B opent een Writer-bestand. Past dezelfde preset toe via de LibreOffice-extensie.
- Paralegal past de preset toe op een Calc-bestand.
- Alle drie gebruiken dezelfde detectie- en uitvoerinstellingen.
Bij een AVG-audit kan het kantoor aantonen:
- Één preset toegepast op alle bestandstypen
- Dezelfde entiteitsdetectie ongeacht formaat
- Dezelfde uitvoermethoden door de hele workflow
- Opgeslagen sleutels worden versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM) op servers in Duitsland
Enterprise-implementatie
| Factor | Office-invoegtoepassing | LibreOffice-extensie |
|---|---|---|
| Implementatie | Microsoft 365-beheercentrum | .oxt-bestandsdistributie |
| Updates | Automatisch via manifest | Handmatige .oxt-vervanging |
| Gebruikersbeheer | Azure AD-integratie | anonym.legal-accounts |
| Platform | Windows, Mac, Web, iPad | Windows, macOS, Linux |
| Licentie | Microsoft 365 vereist | Gratis (LibreOffice) |
Implementeer beide in gemengde omgevingen. De Office-invoegtoepassing gaat op Microsoft 365-werkstations. De LibreOffice-extensie gaat op Linux- en open-sourcewerkstations. Gedeelde presets en sleutels zorgen voor consistent gedrag.
Regelgevende Consistentie
Toezichthouders accepteren "we gebruikten verschillende tools" niet als verklaring voor lacunes in anonimisering. Als een DSAR-reactie een naam redigeert in het Word-bestand maar mist in het LibreOffice-bestand, is dat een gat. Het is een compliancefout.
Één detectie-engine voor alle bestandstypen elimineert dit risico. Het algoritme verandert niet afhankelijk van de clientapplicatie. Het draait server-side op exact dezelfde manier voor elk verzoek. Zie de beveiligings- en compliancepagina en juridische conformiteitsdocumentatie voor details.
Aan de slag
- Download de LibreOffice-extensie — voor Writer, Calc, Impress
- Installeer de Office-invoegtoepassing — voor Word, Excel, PowerPoint
- Maak een preset in de webapp — synchroniseert naar beide platforms
Eén account. Één preset. Één resultaat.
Bronnen
- AVG Artikel 32 — passende technische maatregelen voor consistente gegevensbescherming
- anonym.legal cross-device synchronisatiedocumentatie — preset- en sleutelportabiliteit (/docs/libreoffice)
- anonym.legal PII-detectietests — 95,5% nauwkeurigheid, identiek op alle platforms